Dicas e orientações para o encerramento da reunião e formalização da Ata

A ata é um resumo do que aconteceu em assembleia. Como tudo que envolve a assembleia, deve seguir uma série de regras para garantir sua viabilidade legal.

Essa série de regras, geralmente, está na convenção do condomínio. E, sabemos, a convenção é o DNA do empreendimento. É um documento que deve sempre ser consultado quando o assunto são as decisões do condomínio, já que o próprio Código Civil não cita a “ata” na parte relativa a condomínios.

“O que há no Código Civil é uma menção às atas das sociedades anônimas (SA’s)”, ensina o advogado especializado em condomínios Alexandre Marques.

Ele explica que as normas e regras aplicadas às assembleias condominiais têm sua origem legal nas sociedades anônimas.

Como deve ser a ata de assembleia de condomínio

A ata deve ser um reflexo do que aconteceu de verdade na assembleia – mas não é só isso.

“A ata também deve seguir o que constou na convocação da assembleia”, assinala Vania Dalmaso, diretora de condomínios.

A responsabilidade sobre a elaboração da ata é do secretário da mesa, um cargo geralmente ocupado pela administradora ou advogado do condomínio.

“A redação da ata não é para leigos. O ideal é que realmente seja feita por alguém capacitado no sentido de entender o que e como deve constar nesse documento”, ensina Alexandre Marques.

Como a ata deve ser fidedigna ao que aconteceu na assembleia, uma boa iniciativa é gravar, em áudio, o encontro.

“Muitas vezes há condôminos que dizem ‘não autorizar a gravação da sua voz’, mas já há decisão do Superior Tribunal de Justiça que diz que esse tipo de captação não caracteriza danos à imagem do morador”, ensina o advogado.

Ou seja: avise no início na assembleia sobre a gravação – justamente para ajudar a elaborar uma ata mais clara – que ninguém irá sair prejudicado com essa ajuda da tecnologia.

Assembleias ‘atípicas’ e suas atas

Independente do assunto sobre o qual tratará a assembleia, a ata terá basicamente a mesma estrutura (veja abaixo em ‘Dúvidas comuns’).

Mas há casos em que vale a pena pormenorizar um pouco mais.

“Quando a assembleia tratar de temas mais polêmicos, como destituição de síndico, não aprovação de contas e aprovação de grandes benfeitorias, uma boa iniciativa é fazer constar na ata quais unidades votaram em quais opções. Dessa forma, evitam-se dúvidas no futuro e também é possível provar que um quórum qualificado foi atingido”, explica Vania Dal Maso.

Assembleias que deliberem sobre assuntos polêmicos, como o uso das unidades para locações de curtíssima temporada e sobre multipropriedade, podem pedir ainda mais cuidados.

Para essas ocasiões, o condomínio pode contratar um tabelião para lavrar a ata da assembleia na hora – evitando pendências futuras de grupos que se sentiram desfavorecidos pelas decisões da maioria.

“Alguns empreendimentos de alto padrão são obrigados, por convenção, a contar com tabelião em todas as assembleias. Os condomínios em que não há essa obrigação, sugiro a contratação desse serviço apenas em casos que configurem mudanças visíveis no regramento do local, ou mais polêmicas”, assinala Alexandre Marques.

O custo de um tabelião varia entre R$ 600 e R$ 1.000 e pode ser uma alternativa se o seu condomínio tem problemas recorrentes com as atas das assembleias.

O que NÃO se deve fazer com a ata

“O mais importante é não distorcer a realidade”, aponta João Paulo Rossi Paschoal, advogado especializado em condomínios. Quem faz isso corre o risco de cometer crime de falsidade ideológica.

“Quem assina a ata, como secretário e presidente, que não corresponde à realidade, coloca seu pescoço na guilhotina”, alerta Paschoal.

Outro ponto que não deve acontecer é se desviar do foco da convocação.

“Seguir a ordem do dia é fundamental. Muita gente quer usar o momento do ‘assuntos gerais’ para tratar de diversos temas que envolvem gasto de dinheiro, uma nova obra etc. Além de não poder fazer isso na própria assembleia, a ata também não deve refletir esse tipo de decisão apressada”, analisa Vania.

“O momento dos ‘assuntos gerais’ na assembleia não deve ser usado para decidir nada que envolva dinheiro ou mudança nas áreas comuns. É o momento para dar recados, por exemplo. O que envolver tomada de decisões deve estar claro na pauta”, explica João Paulo.

Nesses casos, em que a ata não corresponde à realidade do que foi decidido em assembleia, ou quando a própria assembleia decidiu algo que não poderia, a ata e o que foi decidido erroneamente podem ser impugnados.

Dúvidas comuns sobre atas

Quais são as “partes” de uma ata?

Uma boa ata deve conter as seguintes partes:

• abertura da assembleia
• escolha de presidente e secretário da mesa
• exemplificar se há o quórum necessário para as decisões que deverão ser tomadas
• se começou em primeira ou segunda chamada
• transcrição da ordem do dia
• resumo das decisões, resultados, abstenções e seus motivos
• condôminos que se retiraram durante a realização da assembleia
• encerramento dos trabalhos e já possível aprovação da ata.

Em quanto tempo a ata deve ser divulgada?

Há menção na Lei nº 4591/64 sobre o assunto, que afirma que a ata deve ser divulgada em até oito dias. Porém, a própria convenção do condomínio pode decidir um outro prazo.

Também é importante salientar que nem sempre é possível respeitar o prazo pedido, já que isso pode depender do cartório local, para os casos em que for registrada.

O síndico precisa aprovar a ata da assembleia?

Não. A ata não depende de anuência do síndico para ter validade.

Discussões e debates entre os moradores devem constar na ata?

Não. A ata deve ser um resumo do que aconteceu na tomada de decisões. Se um condômino discutiu com outro devido a questões pessoais, isso não precisa constar no documento.

Quem deve assinar a ata?

A ata deve ser assinada pelo secretário e pelo presidente da mesa, cargos geralmente escolhidos no início da assembleia pelos presentes.

A ata deve sempre ser registrada em cartório?

Se não houver dispositivo na convenção obrigando a fazê-lo, não. Pode ser um costume do condomínio, mas sem a necessidade legal. Muitas vezes os empreendimentos optam pelo registro para que o mesmo dê fé pública ao documento.

O síndico pode ser secretário da mesa?

Depende do que está na convenção do condomínio. Em se tratando, porém, de transparência e boas práticas de gestão, o ideal é deixar que outra pessoa faça o relato das decisões assembleares.

Fonte: Síndico Net