Ninguém gosta de participar de reuniões longas, sem planejamento e sem pauta. Para evitar que essa cena de terror aconteça no seu, elaboramos um passo a passo de como uma assembleia deve ser preparada e conduzida. Confira!

Preparação dos participantes

A convocação deve ser feita de acordo com a convenção do condomínio. O uso de ferramentas na internet pode ser um aliado importante, como: lista de e-mails, facebook, site do condomínio, entre outros.
Outro item importantíssimo, é que a futura assembleia tenha um bom andamento é a definição das pautas. Sendo claras, pertinentes, necessárias e não muito extensas.

O planejamento também pode variar de acordo com a finalidade de cada assembleia:

Aprovação de contas: Comunique aos moradores com antecedência sobre as despesas do condomínio com detalhes.

Previsão orçamentária: Envie com antecedência os valores com reajustes previstos.

Convocações específicas: O síndico pode já mandar os orçamentos colhidos, e as informações técnicas com antecedência.

Organização
Mantenha os materiais que serão utilizados (orçamentos, provisão orçamentária, extratos bancários, fotos de obras e serviços etc.) organizado e, se for possível, mostre aos condôminos por meio de um projetor ou computador, por exemplo, tornando a reunião menos cansativa.

Condução da reunião
Siga o horário previsto de início da reunião. Outra forma de se manter a ordem é limitar período de tempo para cada assunto na pauta – e no máximo cinco minutos a mais, caso a maioria decida por mais explicações sobre o tema.

Perda de foco
Deve-se ressaltar que a assembleia é o momento para debater os assuntos referentes à comunidade, e não assuntos particulares.

Depois da reunião
Com o fim das discussões sobre a pauta, é possível que os vizinhos e síndicos fiquem ali conversando sobre a reunião. O presidente da mesa, auxiliado pelo funcionário da administradora de condomínio, redige a ata da reunião, que tem data limite para ser entregue aos outros moradores, expressa na convenção.